Lo que no ves detrás de la gestión de Almacén
“¡Ingeniero! ¿Dónde ponemos estos extintores viejos?” – “Mételos al almacén”
“Jefe, tenemos muchas cajas viejas en desuso, ¿qué hacemos con ellas?» – “Mándalas al almacén”
Cuántas veces hemos escuchado frases como estas en nuestro día a día laboral. Esto sucede porque existe un concepto errado de lo que es un almacén para la gran mayoría de personas. Si realizamos una encuesta rápida con una simple pregunta: ¿Qué es el almacén para ti?, la respuesta que más se escuchará será “Es el lugar físico donde guardamos las cosas de la empresa”. ¡ERROR! ¡El almacén no es un depósito! Debemos entender la diferencia entre ALMACÉN y DEPÓSITO. El almacén no SÓLO es el lugar físico donde se almacenan (el término correcto es almacenar, no guardar) las “cosas” de la empresa. El almacén es mucho más y en el presente artículo te lo explicaré. La idea es que terminada esta lectura, veas el almacén con otros ojos. Te darás cuenta que la labor del almacén va más allá de guardar cosas y entiendas finalmente que su control es mucho más complicado de lo que imaginaste.
Almacén y depósito
El depósito es un lugar físico donde se guardan cosas. El almacén es un Área de Control. Sí, ÁREA. No se limita a un lugar físico. Existen inclusive empresas que no cuentan con un almacén físico sin embargo sí realizan controles de almacenes como en el caso por ejemplo de aplicar “Cross Docking” (de esto hablaremos en otro momento). El almacén es la única área en toda la empresa que te puede decir “Cuánto ingresó y cuánto salió”. La gestión de almacén es un control de flujo que se resume en tres acciones importantes:
- Ingresos
- Almacenaje
- Salidas
Existen otras acciones adicionales como transferencias, reingresos, bajas, etc. Pero el control principal está centrado en estas tres principales.
Funciones
Con los ingresos, el almacén es el único que puede decirle a la Gerencia cuánto ingresó tanto en valor como en productos. Ni siquiera el área de compras tiene ese poder. Compras puede decir qué se compró y cuánto se compró pero no tiene la facultad de saber cuánto ingresó a la empresa. Es decir, ellos sin el almacén, no tienen como saber si lo que se compró, ingresó completo, ingresó demás o con faltantes.
El almacenaje. Dura tarea. Muchos creen que es una labor sencilla. Ingresa mercadería y sólo se debe acomodar en el espacio físico. ¿Dónde?, pues donde entre. ¡NO! Si esta acción se realiza sin ningún tipo de control o procedimiento, los problemas para encontrar mercadería o para valorizar los ingresos y las salidas cada vez serán más grandes. Seguramente más de uno habrá ido al almacén a pedir algún tipo de material pero si este no cuenta con una buena gestión de almacenaje, este material no es encontrado y seguramente te pedirá que vuelvas más tarde para que lo puedan “buscar” o en el peor de los casos, se termina solicitando una nueva adquisición a Compras (teniéndolo almacenado pero sin encontrarlo) causando una compra innecesaria y un sobrecosto. Los materiales en el almacén NO SE DEBEN BUSCAR. Se debe tener un control minucioso, recomiendo por medio de un sistema, donde te indique el lugar exacto donde se ubican todos los materiales, así cuando solicitan alguno, solo debemos dirigirnos a su ubicación, recogerlo y proceder a despacharlo. No debe tomar ni cinco minutos.
Las salidas. Este movimiento es tan importante como los dos anteriores. Si no se realiza un buen control de salidas, caeremos constantemente en quiebres de stock. A quien no le ha molestado ir al almacén para solicitar un material, especialmente de alta rotación, y que la única respuesta que recibas es “no tenemos stock. Mi sistema dice que sí pero físicamente no hay”. ¿Qué sucedió? Pues NO SE REGISTRARON LAS SALIDAS. Cada vez que hay un quiebre de stock, los perjuicios causados a la empresa pueden ser muy grandes ya que cortan el flujo de producción, servicio o venta dejando de generar. Al controlar las salidas, se podrá tener un buen control de inventarios pudiendo calcular fácilmente el punto de reposición. Para esto se utilizan términos como stock de reposición y stock de seguridad. No entraré a este nivel de detalle ya que el propósito de este artículo no es dar una clase de control de almacenes si no de demostrar la importancia que tiene el almacén en una empresa.
Si el almacén realiza de manera óptima estas tres funciones, estará en la capacidad de generar indicadores muy importantes para la Gerencia que servirán para la toma de decisiones inteligentes que aportarán al crecimiento de la empresa.
Entonces, todo se resume a una simple frase que la mencioné al inicio. El almacén es UN ÁREA DE CONTROL. A partir de ahora ya no veas al almacén como el lugar físico donde se guardan cosas o el lugar donde podemos colocar todo lo que “sobra” o lo que no se usa. En conclusión, EL ALMACÉN NO ES DEPÓSITO.
